電話予約からネット予約への切り替え手順と併走期間の作り方

電話予約からネット予約への切り替えでいちばん失敗しやすいのは、切り替える日を決めて電話を止めてしまうことです。安全なのは、電話を鳴らしたまま「予約の既定の入口をネットに移す」進め方で、そのために併走期間を置きます。この記事は、その併走期間の設計と、電話で受けた予約をシステムに入れる運用だけを扱います。

隣のテーマは別の記事に分けてあります。ポータルサイトへの依存度を数字で測って、切り替えるかどうかを判断する話は 予約ポータルサイトに依存するリスクと自社集客への切り替え方 に、ネット予約に移したあとで「どこからお客様に来てもらうか」という集客経路の話は ポータルサイトに頼らない集客の作り方と7つの経路 にまとめました。

電話予約からネット予約への切り替えは、いきなりやってはいけない？

やめたほうがいいです。理由は好みの問題ではなく、年代によって予約の入口がはっきり違うからです。

リクルートのホットペッパービューティーアカデミーが毎年出している「美容センサス」に、美容室利用者が過去1年に使った予約方法が年代別で載っています。2026年上期（調査期間2026年1月21日〜2月12日、15〜69歳の女性6,600サンプル）の女性の数字を並べると、こうなります。

20代・30代は7割がネット予約を使っています。一方で60代は38.5%です。同じ調査の「電話」は、女性全体で19.5%、20代で13.9%、60代では27.4%でした。

出典：ホットペッパービューティーアカデミー 美容センサス2026年上期 美容室編・年代別詳細データ（調査ページ）

この調査はホットペッパービューティーを運営しているリクルート側が実施・公開しているもので、中立な第三者の統計ではありません。ただ、調査方法・サンプル数・実施期間が公開されていて、同じ質問を毎年続けている点は使えます。

同じ質問の時系列を見ると、電話予約は減り続けています。女性全体の「電話」は2022年上期の27.9%から2026年上期の19.5%へ、5年で8.4ポイント下がりました。

出典：ホットペッパービューティーアカデミー 美容センサス2026年上期 美容室編・年代別詳細データ

ここから読めるのは2つです。ネット予約を用意しないままでいると多数派の入口を塞いでしまうこと。そして、電話を完全に止めると、いま2割前後いる電話派の入口も同時に塞いでしまうことです。どちらか一方ではなく、両方を同時に避ける進め方が要ります。それが併走期間です。

併走期間とは？

電話予約とネット予約の両方を受けながら、案内・導線・予約台帳の既定だけをネット側に寄せていく期間のことです。電話は鳴ったら出ます。変えるのは「お客様に最初に差し出す入口」と「予約がどこに記録されるか」の2つだけです。

併走期間は、どのくらい取ればいい？

カレンダーの月数ではなく、 来店サイクルが1周する長さ で決めます。既存のお客様全員に、少なくとも1回は新しい案内が届く必要があるからです。

来店間隔がわからない場合は、いまの予約台帳から上位20名くらいの前回来店日を拾って平均するだけで十分です。正確な数字より、「2回案内する時間を確保した」という事実のほうが効きます。

併走期間そのものは、3つの段階に分けて進めます。

1. 第1段階

   受け皿を作る（1〜2週間）

   お客様には何も告知しない

   メニュー・所要時間・営業時間・スタッフを登録し、自分で最初から最後までテスト予約をします。確認メールの文面、キャンセル・変更の手順、当日の枠の見え方まで、自分が予約する側になって一度通します。ここで詰まるところは、お客様も必ず詰まります。

2. 第2段階

   既定の入口をネットにする（来店サイクル2周分）

   電話は今までどおり受ける

   SNSのプロフィール、Googleビジネスプロフィール、店内の掲示、名刺、会計時のひと言。お客様が最初に見る場所の「予約はこちら」を全部ネット予約のURLに差し替えます。電話が鳴ったら今までどおり受け、代理でシステムに入れます。

3. 第3段階

   電話を問い合わせ窓口に位置づける

   番号は残したまま

   ネット経由の比率が十分に上がったら、案内の文面を「ご予約はWebから、ご相談はお電話で」に変えます。電話番号は消しません。消すと、当日のキャンセル連絡や道に迷ったお客様の行き場がなくなります。

電話で受けた予約は、誰がどうシステムに入れる？

併走期間の成否は、ほぼここで決まります。電話で受けた予約がシステムに入っていないと、ネット側のカレンダーは「空いている」と表示し続けるからです。この代理入力のルールを先に決めておきます。

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   電話を切る前に入れる

   「あとでまとめて入力」は必ず漏れます。お客様と話しながら管理画面を開き、枠を押さえてから「◯月◯日◯時で承りました」と復唱して切ります。復唱が入力完了の合図になるので、入れ忘れが構造的に起きなくなります。

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   入力できる人を1人に絞らない

   「予約はオーナーが入れる」と決めると、オーナーが施術中の電話が全部あとまわしになります。電話を取れる人は全員が入力できる状態にしておきます。スタッフアカウントの数は予約システム側の制約になることがあるので、導入前に確認しておく項目です。

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   入力項目を必須の最小限にする

   代理入力で聞くのは、日時・メニュー・氏名・電話番号の4つまでに絞ります。お客様を電話口で待たせながら住所や要望欄を埋めようとすると、入力そのものが嫌になって手帳に戻ります。

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   入口を1文字で記録する

   予約に「電話」「ネット」の区別を残します。メモ欄に「TEL」と書く、タグを1つ付ける、どちらでも構いません。これが後述する移行の進み具合を測る唯一の材料になります。

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   先に代金を受け取るなら決済リンクを送る

   電話で受けた予約に前払いを付けたい場合、Shopifyでは下書き注文を作って、お客様にチェックアウトリンク入りの請求書を送れます。Shopifyの公式ヘルプも「電話、メール、または実店舗販売で注文を処理する必要がある場合」の機能として案内しています。

出典：Shopifyヘルプセンター 下書き注文と請求書

電話の種類ごとに、手を動かす順番も決めておくと迷いません。スタッフが複数いる店では、この3つを紙1枚にして電話機の横に貼っておくと共有が早いです。

前払いを取れる状態にしておくと、無断キャンセルの扱いも変わります。デポジットとリマインドの設計は 無断キャンセル対策5つ に分けて書きました。

既存のお客様には、どう案内すればいい？

「ネット予約を始めました」という告知を1回出して終わり、という形では届きません。届くのは、 お客様が次の予約を考えている瞬間 に渡された案内だけです。

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   会計のとき

   施術や食事が終わって、次回の話が自然に出るタイミングです。「次回はこちらからも取れます」とQRコード付きのカードを渡します。話の流れが予約に向いているので、いちばん通ります。
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   予約前日のリマインド連絡

   すでに予約が入っている人に送る連絡の末尾に、予約ページのURLを1行足します。新しい文面を作る必要がなく、全員に確実に届きます。
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   お客様が電話をかけてきたとき

   代理で入力したあとに「次回はこちらのページからも取れますので、よかったら」と添えます。電話をかけた直後の人は、その手間を実感しているので届きやすいです。

言い方も、そのまま予約数に効きます。同じ内容でも、お客様から見た意味がまったく変わるからです。

それから、ネット予約だけが電話の受け皿ではありません。同じ美容センサス2026年上期で、女性の「店頭で予約（来店時の次回予約など）」は11.9%、60代では16.4%でした。帰り際にその場で次回の枠を押さえてしまえば、そのお客様は電話もネットも使わずに済みます。店頭での次回予約の取り方は ポータルサイトに頼らない集客の作り方と7つの経路 の経路1に詳しく書いてあります。

電話しか使えないお客様は、どうする？

切り捨てない設計にします。これは配慮というより、数字の話です。

総務省の令和7年版情報通信白書によると、2024年の年齢階層別インターネット利用率（個人）は60〜69歳で90.4%、70〜79歳で69.8%、80歳以上で33.1%でした。白書の本文も「13歳から69歳までの各階層で9割を超えている一方、70歳以降年齢階層が上がるにつれて利用率が低下する傾向にある」と書いています。

出典：総務省 令和7年版 情報通信白書 図表Ⅱ-1-11-3 年齢階層別インターネット利用率

60代までなら、案内の仕方しだいでネット予約に移れる人がほとんどです。一方で70代以上のお客様が多い店では、電話を残すことが前提になります。自分の店の客層がどちらに寄っているかで、併走期間の長さも、第3段階に進むかどうかも変わります。

具体的には、次の3つを決めておけば電話派を取りこぼしません。

電話予約とネット予約の切り替えが終わったと言えるのは、どの数字？

「なんとなく電話が減った気がする」では、第3段階に進む判断ができません。見る数字は3つで足ります。どれも、先ほどの「入口を1文字で記録する」だけで集まります。

第3段階（電話を問い合わせ窓口に位置づける）に進む目安は、 ネット比率が2か月続けて上がらなくなった時点 です。上がり続けている間は、まだ移れる人が移っている途中なので、案内を続けるほうが得られるものが多いです。頭打ちになったら、そこから先は案内では動かない層なので、電話の受付時間を絞る段階に進みます。

移行の記録の付け方には、もうひとつ効き目があります。ポータルサイト経由・電話・自社ネット予約の3つを並べて数えていくと、ポータルへの依存度がそのまま見えてきます。その読み方は 予約ポータルサイトに依存するリスクと自社集客への切り替え方 にまとめました。

ネット予約の受け皿は、何で用意する？

この記事は移行手順が守備範囲なので、アプリの比較そのものは Shopifyで来店予約・店舗予約を受け付ける方法 と サロンのShopify予約サイト、本当に必要？ に譲ります。ここでは、併走期間を回すうえで最低限いる機能だけ挙げます。

わたしが作っている まるっと予約 は、Shopifyのストアに予約カレンダーを設置して、物販と予約を1つの管理画面で扱うアプリです。2026年9月19日時点のApp Storeのリスティングでは、Freeプランが累計10件までの予約受付、Starterプランが月額19.99ドルで月間30件まで、Growthプランが月額49.99ドルで予約件数無制限。有料プランには7日間の無料体験が付いています。料金はすべて米ドル建てで請求されます。

出典：Shopify App Store まるっと予約｜来店・イベント予約（2026年9月19日確認）

Shopify本体の料金は、2026年9月19日時点の公式料金ページで、Basicプランが月払い4,850円、年払い3,650円（月あたり）と案内されています。予約アプリの利用料はこれに加算されます。

出典：Shopify 料金プラン（2026年9月19日確認）

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よくある質問

まとめ

いきなり完全移行する必要はありません。まずは受け皿を作って、次に案内する場所の「予約はこちら」を差し替える。電話を止める判断は、そのあとの数字を見てからで間に合います。

→ ポータル依存度を測って切り替えを判断する方法を見る

→ ネット予約に移したあとの集客経路の作り方を見る

→ まるっと予約をインストールする

料金・機能・調査データは2026年9月19日時点で各社の公式サイトおよび公式調査資料を確認したものです。内容は変更される場合があるため、導入前に最新の情報をご確認ください。この記事は予約数の増加や特定の効果を保証するものではありません。「ホットペッパービューティー」は株式会社リクルートの登録商標です。