レンタルスペースの予約システムを自社サイトで作る方法

レンタルスペースの予約システムは、Shopifyに予約アプリを足せば自社サイトだけで完結します。貸し会議室でも撮影スタジオでもキッチンスタジオでも、組み方の要は同じで、30分刻みの時間枠と前後の清掃バッファを「枠そのもの」に持たせることです。ここさえ間違えなければ、ダブルブッキングは仕組みで止まります。鍵の受け渡しも、スマートロックの暗証番号を予約完了メールに載せてしまえば、当日の立ち会いは不要になります。

この業種の予約は、サロンの予約ともイベントの予約とも設計が違います。同じ場所を1日に何回も切り売りし、しかも枠の長さが利用者ごとにバラバラで、間に必ず清掃が挟まる。そこが難所です。以下では、レンタルスペース固有の論点だけを順番に潰していきます。

ポータル経由の予約と自社予約は何が違う？

スペースマーケットやインスタベースのようなポータルは、集客とお金のやり取りをまとめて引き受けるかわりに、利用者との関係もポータル側に置かれます。自社サイトでの予約は、集客を自分で背負うかわりに、予約データも顧客リストも決済の条件も手元に残ります。どちらかを選ぶ話ではなく、比率をどこに置くかという話です。

レンタルスペースの予約システムを自社サイトに移すと何が変わる？

いちばん大きいのは、稼働率の情報が自分のものになることです。どの曜日のどの時間帯が埋まっていて、誰が何度リピートしているか。ポータル経由だと、この情報は断片的にしか返ってきません。

手数料の差そのものは、ポータルに限らず出店形態ごとに構造が違います。出店料・売上歩合・決済手数料の積み上がり方は ポップアップストアの手数料 に計算式で整理しました。

各ポータルの手数料率や掲載料は、契約条件によって変わりますし、公開されている範囲もまちまちです。よそのブログに載っている「相場」は営業資料であることが多いので、この記事では数字を置きません。ご自身が契約しているポータルの管理画面と契約書を見て、実際に引かれている額を出してください。比較の土台はそこにしかありません。

ポータルを全部やめる必要はありません。新規はポータル、リピートは自社サイト、という分け方が現実的です。この考え方は 予約管理をホットペッパーに頼らず自社で完結させる仕組みの作り方 と 予約ポータルサイトに依存するリスクと自社集客への切り替え方 に、別業種の例で詳しく書いています。

時間単位の予約はどこまで細かくすればいい？

レンタルスペースの予約設計は、まず「刻み」を決めるところから始まります。ここを後から変えると、過去の予約と新しい枠がずれて、すでに入っている予約を手作業で移すはめになります。最初に決めきってください。

30分刻みは一見きめ細かく見えますが、1日13時間営業だと枠が26個並びます。スマートフォンで見たときに延々とスクロールすることになるので、実際に30分単位で売れているかを確認してから採用してください。会議室であれば60分刻みで足りることがほとんどです。

同じ場所を複数の枠に分けて売るとき、ダブルブッキングはどう防ぐ？

ここがレンタルスペース特有の、いちばん厄介な部分です。汎用の予約アプリはたいてい「1つのメニューに1つのカレンダー」という前提で作られていますが、レンタルスペースでは1つの場所が複数の商品として並ぶことがよくあります。

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   部屋ごとに独立して売る場合

   会議室Aと会議室Bが物理的に別なら、これは単純です。部屋をそれぞれリソースとして登録し、同じリソースの同じ時間帯は二重に取れないようにします。もっとも事故が起きにくい構成です。
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   1つの部屋を半面ずつ売る場合

   可動間仕切りで2分割できる部屋を「半面A」「半面B」「全面」の3商品として売ると、全面が売れたときに半面2つを閉じる必要があります。この親子関係を自動で扱える予約アプリは多くありません。
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   共有設備が絡む場合

   キッチンスタジオで調理台だけ共用、撮影スタジオでホリゾントだけ共用といったケースです。部屋は空いていても設備が埋まっている、という状態をどう見せるかを決めておかないと、当日その場で揉めます。

2番目と3番目は、機能で解こうとすると詰まります。運用で回避するほうが確実です。

まるっと予約もリソース単位で枠を押さえますが、「全面が埋まったら半面2つも閉じる」といった親子関係までは持っていません。開発者として正直に書いておきます。分割貸しを主軸にするなら、上のような運用でカバーするか、その一点を扱えるアプリを探すかのどちらかになります。

Shopify側では、時間枠ごとの料金をバリエーションとして持たせるのが基本形です。オプションの組み合わせがそのままバリエーションになるので、「平日／土日」と「1時間／2時間／半日」を掛け合わせれば6通りの価格を1商品で持てます。

出典：バリエーション（Shopifyヘルプセンター）

プロジェクターや追加椅子のような有料オプションと、利用目的のように料金が変わらない申告項目は、置き場が別になります。振り分けの考え方は Shopify予約オプションの設定方法 にまとめました。

利用規約とキャンセルポリシーには何を書けばいい？

予約をオンラインで受けて代金も先に受け取るなら、それは特定商取引法でいう通信販売にあたります。広告（＝予約ページ）に表示すべき事項が法律で決まっていて、とくに「契約の申込みの撤回又は解除に関する事項」は、返品に関する部分を省略できません。

出典：通信販売（特定商取引法ガイド・消費者庁）

キャンセル料の金額にも上限があります。消費者契約法第9条は、解除にともなう損害賠償額を定める条項について、同種の契約における「平均的な損害の額」を超える部分を無効としています。つまり「前日キャンセルは100%」と書いたからといって、常に100%取れるわけではありません。

出典：消費者契約法 第9条（e-Gov法令検索）

レンタルスペースの場合、直前のキャンセルほど枠を埋め直せないので、日数に応じて段階を付けるのが自然です。

割合そのものは、実際に再販できた割合を記録してから決めてください。「うちは3日前を切ると9割埋まらない」という実績があれば、それが平均的な損害の説明になります。文面の組み立て方は Shopifyの予約キャンセルポリシーはどう作る？ に、前払いをいくら取るかは Shopify予約のデポジット（前払い）はいつ・いくら取る？ にまとめています。

備品の破損については、定額の違約金を高く置くよりも、原状回復にかかった実費を申し受ける形にしておくほうが無理がありません。写真で状態を記録し、修理や買い替えの見積もりを示せるようにしておきます。規約に書いておくべきなのは、金額そのものではなく「どうやって金額を決めるか」です。

Shopifyでは、返品ポリシー・利用規約・特定商取引法に基づく表記をストアポリシーとして登録でき、チェックアウトのフッターから自動でリンクされます。日本語のテンプレート生成には対応していないので、文面は自分で用意する必要があります。

出典：ストアポリシーを追加する（Shopifyヘルプセンター）

鍵の受け渡しはどう自動化する？

無人運営にできるかどうかは、ほぼここで決まります。予約が自動化できても鍵の受け渡しに立ち会うなら、結局その時間は拘束されるからです。

Shopifyの注文確認メールはLiquidでテンプレートを編集でき、注文情報や顧客情報を差し込めます。スマートロックの暗証番号や入館方法を、この確認メールに載せてしまうのが定番の運用です。

出典：ストア通知（Shopifyヘルプセンター）

1. 予約直後

   確認メールで場所と入り方を渡す

   住所、最寄り駅からの道順、建物の入口の写真、そして解錠方法。ここで迷わせないことが、当日の電話を減らします。
2. 前日

   リマインドと当日の注意点

   暗証番号を予約ごとに変えている場合は、このタイミングで送るほうが安全です。あわせて退出時刻と清掃のお願いも添えます。
3. 利用当日

   入室から退出まで無人で完結

   利用者は届いた番号で入り、時間になったら出ます。立ち会いはありません。
4. 利用後

   暗証番号を無効化して次に備える

   使い終わった番号を残さないこと。ここを省くと、過去の利用者がいつでも入れる状態が続きます。

リマインドメールの文面と送信タイミングの作り方は Shopifyで予約の自動メールを設定するチュートリアル に具体例を置いています。レンタルスペースは申し込みから利用日までが空きやすいので、前日のリマインドはとくに効きます。

レンタルスペースの予約システムを自社サイトで作る手順は？

ここまでの設計が決まっていれば、構築そのものは半日で終わります。順番だけ守ってください。

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   スペースの棚卸しをする

   部屋数、分割の有無、共有設備、清掃にかかる実時間を紙に書き出します。ここが曖昧なままアプリを触ると、必ず作り直しになります。
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   Shopifyの無料体験を始める

   業種の質問では「サービス」を選びます。体験期間のうちに作りきって、公開の直前に有料プランへ切り替える段取りが無駄がありません。
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   テーマを選んで写真を並べる

   レンタルスペースは写真で決まります。広さが伝わる引きの写真、設備の寄り、そして夜間の見え方。この3種類は最低限そろえてください。
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   スペースを商品として登録する

   商品名はスペース名、説明文に広さ・定員・設備・禁止事項。時間枠ごとの料金はバリエーションで持たせます。
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   予約アプリを入れて枠を作る

   営業時間、刻み、清掃バッファ、受付の締切、何日先まで受けるか。棚卸しで決めた値をそのまま入れます。
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   決済とポリシーを設定する

   Shopifyペイメントを有効にして事前決済にし、利用規約とキャンセルポリシーをストアポリシーに登録します。
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   重複予約をわざと起こしてみる

   同じ枠を2件申し込む、清掃バッファに食い込む時刻を指定する、全面と半面を同時に取る。壊れ方を先に確認してから公開します。

最後のテストは飛ばさないでください。ダブルブッキングは、起きてから直しても信用が戻りません。教室やイベント寄りの設定例は 料理教室・ヨガスタジオの予約システムをShopifyで作る手順、定員のあるイベントとして枠を売る場合は Shopifyでイベント予約を受け付ける方法 が近い形です。

レンタルスペースの予約システムを自社サイトで持つと費用はいくら？

固定費は2つだけです。Shopifyの月額と、予約アプリの月額。あとは売れたぶんにかかるカード決済手数料です。

出典：Shopifyの料金プラン ／ まるっと予約｜来店・イベント予約（Shopify App Store）

まるっと予約には累計10件まで無料のFreeプランがあり、月30件までのStarterが19.99ドル、件数無制限のGrowthが49.99ドル、複数ロケーションと顧客カルテが付くProが99.99ドルです。GoogleカレンダーやICSとの連携はGrowth以上、複数拠点の登録はProです。スペースが1か所なら、まずStarterで月30件をさばけるか試すのが現実的だと思います。

物販を同じストアに同居させる設計は Shopifyで物販と予約を同時に扱う一元管理の作り方 にまとめています。レンタルスペースなら、延長料金・備品レンタル・ドリンクあたりが同居させやすい商材です。

よくある質問

まとめ

レンタルスペースの予約システムを自社サイトに載せるとき、効いてくるのは派手な機能ではありません。時間の刻みと清掃バッファ、そして鍵の渡し方。この3つが決まっていれば、あとは素直に組めます。

ここまで整うと、予約の電話は目に見えて減ります。空いた時間は、スペースそのものを良くすることに使ってください。

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