How to Manage Staff and Permissions on Shopify for Secure Multi-User Operations

「スタッフに在庫管理だけ任せたいけど、売上データまで見られるのはちょっと……」

ストアの規模が大きくなったり、アルバイトや外部パートナーに業務を委託し始めると、こうした悩みが出てきます。全員がオーナーと同じ画面を見られる状態は、セキュリティの面でもオペレーションの面でもリスクがあります。

Shopifyには スタッフアカウント という仕組みがあり、メンバーごとにアクセスできる範囲を細かく制限できます。正しく設定すれば、「必要な人が、必要な情報だけ」にアクセスする安全な運営体制が作れます。

この記事では、スタッフアカウントの追加手順から、役割別のおすすめ権限パターン、セキュリティの注意点までをまとめて紹介します。

スタッフアカウントとは？

Shopifyストアのオーナーが、従業員や外部パートナーに管理画面へのアクセス権を付与する仕組みです。スタッフごとにアクセスできるメニュー（商品管理・注文管理・レポートなど）を個別に制限できます。（公式ヘルプ）

プランごとのスタッフアカウント数

Shopifyでは、契約しているプランによって追加できるスタッフアカウントの上限が異なります。

出典：Shopify公式 料金プラン

ちなみに、どのプランでもオーナーアカウントは別枠でカウントされます。Basicプランなら「オーナー1名 + スタッフ1名 = 合計2名」で管理画面にアクセスできる計算です。

スタッフアカウントを追加する手順

スタッフの追加は管理画面の「設定」から行います。手順はシンプルで、数分で完了します。

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   設定メニューを開く

   管理画面の左下にある「設定」をクリックし、「ユーザーと権限」を選択します。（公式ヘルプ）
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   スタッフを追加する

   「スタッフを追加」ボタンをクリックし、追加したいスタッフの名前とメールアドレスを入力します。
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   権限を設定する

   そのスタッフに許可するアクセス範囲をチェックボックスで選択します。商品管理・注文管理・レポートなど、項目ごとに細かく指定できます。
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   招待メールを送信する

   設定が完了したら「招待を送信」をクリック。スタッフのメールアドレスに招待リンクが届きます。
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   スタッフがアカウントを有効化する

   スタッフが届いたメールのリンクをクリックし、パスワードを設定するとアカウントが有効になります。

設定できる権限の一覧

Shopifyのスタッフ権限は、管理画面のメニューに対応する形でかなり細かく設定できます。主な権限カテゴリを見てみましょう。

出典：Shopify公式 スタッフの権限

役割別のおすすめ権限パターン

「どの権限をオンにすればいいのかわからない」という方のために、よくある役割ごとのおすすめ設定パターンを紹介します。

予約管理でのスタッフ設定（まるっと予約との連携）

サロンや教室など予約制のビジネスでは、Shopifyのスタッフ権限に加えて 予約アプリ側のスタッフ管理 も重要です。

まるっと予約を導入している場合、Shopify管理画面のスタッフアカウントとは別に、予約アプリ内でスタッフ（施術者・担当者）の登録と管理を行います。

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   Shopify側のスタッフアカウント

   管理画面へのログインと権限制御を担当。「誰が管理画面で何を操作できるか」を決める。
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   予約アプリ側のスタッフ登録

   予約カレンダー上の担当者管理を担当。「お客様がどのスタッフを指名できるか」「各スタッフのシフト・対応メニュー」を管理する。

この2つは役割が異なるので、それぞれ適切に設定する必要があります。

たとえば「スタイリストAさん」の場合、こんな設定になります。

• Shopifyスタッフアカウント：注文管理（閲覧のみ）＋ 顧客管理（閲覧のみ）
• まるっと予約のスタッフ登録：対応メニュー・シフト・指名予約の受付設定
• スタッフ個人のGoogleカレンダーとの同期（任意）

予約アプリ側のスタッフ管理については、以下の記事で詳しく解説しています。

→ Shopifyで複数スタッフの指名予約を管理する方法

セキュリティ面の注意点

スタッフアカウントを運用するうえで、押さえておきたいセキュリティのポイントがあります。

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   退職者のアカウントは即日削除する

   スタッフが退職・契約終了した場合、アカウントをすぐに削除しましょう。放置すると、退職後も管理画面にログインできてしまいます。「設定」→「ユーザーと権限」からスタッフを選択し、削除できます。
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   アカウントの共有は絶対にしない

   「2人で同じアカウントを使う」のはNGです。誰が何をしたのか追跡できなくなります。スタッフごとに個別のアカウントを発行しましょう。
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   オーナーアカウントの二段階認証を有効にする

   オーナーアカウントはすべての権限を持つため、不正アクセスされた場合のダメージが最大です。二段階認証を必ず有効にしてください。
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   定期的に権限を見直す

   業務内容が変わったのに権限がそのまま、というケースは意外と多いです。3か月に1回くらいのペースで「このスタッフにこの権限は本当に必要か？」を棚卸しするのがおすすめです。

操作ログの確認方法

「誰がいつ何をしたか」を確認したい場面は必ず出てきます。Shopifyでは管理画面の操作履歴を確認する方法があります。

管理画面の「設定」→「ストアのアクティビティログ」で、スタッフごとの操作履歴が時系列で確認できます。商品の編集、注文のステータス変更、設定の変更などが記録されています。

出典：Shopify公式 アクティビティログ

よくある質問

まとめ

複数人でShopifyストアを運営するなら、スタッフアカウントと権限設定は避けて通れません。ポイントをおさらいします。

• プランごとのスタッフ上限を確認する（Basic:1名、Shopify:5名、Advanced:15名）
• 「最小権限の原則」で、必要な権限だけをオンにする
• 予約制ビジネスはShopify側と予約アプリ側の両方でスタッフ設定する
• 退職者のアカウントは即日削除する
• オーナーアカウントの二段階認証は必須
• 3か月に1回は権限の棚卸しをする

最初は「自分ひとりで全部やったほうが楽」と感じるかもしれません。でも、業務を分担できる体制を早めに整えておくと、ストアの成長に合わせてスムーズにチームを拡大できます。

まずは今のプランでスタッフアカウントを1つ追加するところから始めてみてください。

→ Shopifyの管理画面の使い方ガイド

→ Shopifyでサロンの予約サイトを作る完全ガイド